Notulen ALV 2019

Verslag ALV 19 feb 2019

 

Opening

De voorzitter opent om 20.05 de vergadering en heet alle (27) aanwezigen welkom.

Er is nog steeds niet voorzien in de vacature van secretaris. In verband hiermee zal er slechts beknopt verslag worden gedaan van deze vergadering.

 

Mededelingen

 

Benoeming bestuur

Aftredend bestuurslid barrooster Laura Gangemi: Laura wordt hartelijk bedankt voor haar inzet voor de club.

Pauline van der Drift die al vele jaren de ledenadministratie verzorgd en op tal van manieren actief is voor de club, wordt door de vergadering benoemd tot lid van bestuur.

 

Samenstelling commissies:

Mondeling toegelicht door Fayko

Pauline heeft een toelichting gegeven op de ontwikkeling van het ledenbestand

 

Notulen ALV d.d. 20-02-2018

Onder 2 b staat dat de heer Fris opdracht heeft gegeven aan Huisman. Voor de volledigheid: dat was op verzoek van het bestuur.

Met deze kanttekening worden de notulen 2018 door de vergadering vastgesteld.

 

Verslag vanuit het bestuur over 2018: Mondeling     

 

Financieel jaarverslag 2018 en begroting 2019

Jaarrekening 2018: waar een verlies werd begroot van 3.7k is een positief resultaat gerealiseerd van 8.7k. Dit als gevolg van lagere uitgaven (groot onderhoud baan 5 kon achterwege blijven en is uitgesteld) en meevallers (energierekening 1.6k lager en een teruggave van 5.5 k van de voorschotten water van de aparte aansluiting voor de sproeiinstallatie.)

Begroting 2019: Het meest opvallende is dat de afschrijvingslasten ruim 9k lager liggen dan in 2018. Dat komt omdat de banen per 1 april 2019 volledig zijn afgeschreven. In de begroting (bij onderhoud banen) is een investering opgenomen inzake de vervanging van de lichtinstallatie (LED). Het gaat hier om de afschrijving van 2.500 per jaar gedurende 10 jaar. De investering bedraagt naar verwachting 25k. (netto na subsidie). De levensduur van de lampen is afhankelijk van het gebruik 20 a 30 jaar. De vergadering stemt in met deze investering, maar vraagt het bestuur aandacht te schenken aan een evt. vergunningsplicht en aan de buren en evt. overlast die LED met zich zou brengen voor hen. Het bestuur zegt toe dit te zullen doen.

 

Verslag Kascontrole Commissie

De kascontrolecommissie, bestaande uit Hans Brak en Jef Duijs heeft de financiële stukken beoordeeld en besproken met de penningmeester en adviseert de algemene ledenvergadering decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid over 2018. De vergadering neemt dit advies van harte over. De heren van de kascontrolecommissie verklaarden zich desgevraagd bereid om ook dit jaar deze taak op zich te nemen.

 

Rookbeleid: Bijlage 1

Na uitvoerige discussie stemt de vergadering in met het voorgestelde rookbeleid.

 

Plan van aanpak nieuwe tennisbanen: Bijlage 2

De vergadering neemt kennis van dit stuk. Het spreekt voor zich dat de besluitvorming met betrekking tot een investering in nieuwe banen bij de ALV ligt. Zonodig zal er een tussentijdse vergadering worden belegd.

 

Vacatures bestuur en diverse commissies

Secretaris

Barrooster planning

PR / sponsoring

Technische Commissie

Jeugdcommissie

 

Rondvraag

De rondvraag heeft niet tot acties geleid

 

Sluiting

De voorzitter sluit om 21.40 de vergadering en nodigt alle aanwezigen uit voor een hapje en drankje.

 

 

Bestuur

Leo Witkamp (voorzitter)

Ester Verhoeff (penningmeester)

Fayko van Heerwaarden (lid en voorzitter TC)

Pauline van der Drift (ledenadministratie)

 

 

 

 

 

Bijlage 1. Voorstel Rookbeleid TCW

 

Op te nemen in HHR

 

  • Het is tijdens georganiseerde jeugdactiviteiten niet toegestaan om te roken op het park, met uitzondering van een nader aan te wijzen “rookplek”.

 

  • Toelichting:
    1. In het kader van een goed voorbeeld voor de jeugd ziet het bestuur graag een rookvrij sportpark. Om zoveel mogelijk overlast voor de buurt te beperken, wordt er een rookplek op het terrein aangewezen.
    2. Een volledig verbod is op dit moment een stap te ver, omdat het bestuur meent dat het draagvlak daarvoor onvoldoende groot is.

 

 

Bijlage 2. Plan van Aanpak nieuwe banen

 

Vooraf

Op 1 april 2019 zullen de banen volledig financieel zijn afgeschreven en ook is de lening dan volledig afbetaald. Op die datum liggen de banen er precies 10 jaar. Hoewel het niet nodig is om de banen op korte termijn te vervangen, is het wel zinvol om hier nu al over na te denken.

 

Idee

Het idee nu, is om een “Baan Commissie” te formeren om te komen tot een concreet uitgewerkt voorstel dat door het bestuur ter goedkeuring aan de ALV kan worden voorgelegd. Dit voorstel omvat:

  • Keuze van baantype
  • Keuze voor de uitvoerder
  • Financiering (extern, intern, subsidie)
  • Datum van uitvoering

 

Samenstelling Baancommissie (BC)

  • Vanuit het bestuur: voorzitter en voorzitter TC
  • Vanuit de leden: twee tennissers
  • Vanuit de trainers: één trainer

De BC zal, waar dat nodig is, andere functionarissen (penningmeester en groundsman) raadplegen. Dit geldt ook met betrekking tot externe deskundigen.