Notulen ALV 2018

Notulen ALV 20 februari 2018

Tijdstip: 20.00 uur

Locatie: Clubhuis, TC Woerden

Bestuur:

Leo Witkamp (voorzitter)                                                          Elkan van den Boogaard (Technische Commissie)

Ester Verhoeff (penningmeester)                                             Fatima Jaïdi (JeugdCommissie)(afwezig)

Fayko van Heerwaarden (secretaris)                                        Iano Gangemi (BarCommissie)

Laura Gangemi (planning bardienst)                                         Pauline van der Drift (Ledenadministratie

 

De notulen zijn aan de hand van de agendapunten overzichtelijk ingedeeld, agenda staat onderaan de notulen nogmaals vermeld.

 

  1. De voorzitter opent de ALV om 20:10 en heet alle aanwezigen welkom.
  2. Mededelingen
  1. Baanbezetting GHT

Naar aanleiding van de vorige ALV is er besloten om een jaar te testen met baanbeperkingen voor GHT: tussen 20.00 en 21.30 mocht GHT alleen maar op 1 hoofdbaan en op baan 5 trainen. In de praktijk is gebleken dat dit niet werkt voor GHT én dat de lessers erg vaak tegen lege banen aankeken. De TC heeft besloten dat we vanaf de najaarstraining de baanrestricties weer opheffen, met als voorwaarde dat baan 5 wél weer bespeelbaar is voor de recreanten. Zeker met het oog op de verhouding lessende leden (100) versus het totale ledenbestand (300) is dit te rechtvaardigen.

  1. Banen/Baan 5

Baan 5 moet nog worden aangepakt, het lijkt er op dat het water niet goed wegloopt, hier gaat onderzoek naar gedaan worden. Tussen baan 1 en 2, ter hoogte van het net van baan 5 komt een grote poort. Deze poort verschaft toegang voor het grotere geschut dat Huisman kan gebruiken voor onderhoud aan baan 5. Robert Fris heeft de opdracht al gegeven aan Huisman, dit zal zo snel mogelijk uitgevoerd worden. Het plaatsen van het hek gaat gepaard met een groot onderhoud voor baan 5, gebleken is dat het grote onderhoud aan baan 1 t/m 4 erg verstandig is geweest. We gaan door met groot onderhoud plegen totdat de banen echt op zijn.

  1. Ledenbestand

Pauline van der Drift geeft aan dat wij dit jaar voor het eerst sinds jaren weer een lichte stijging hebben in het ledenbestand. Dit is vooral te danken aan de mindere opzeggingen. Er zijn zo’n 300 leden vanaf april, waaronder relatief gezien meer junioren dan vorig jaar. De redenen voor de toename aan leden zijn vooral aan te schrijven aan GHT en de extra leuke activiteiten die wij organiseren. Een vraag van een van onze leden was of wij aan werving doen. Dit doen wij vooral door zaken als het zomerlidmaatschap en sport een dagje mee acties van bijvoorbeeld de Albert Heijn. Via social media doen wij niet actief aan ledenwerving, wel plaatsen wij alle activiteiten + foto’s van deze activiteiten op onze Facebook pagina.

  1. Winterse omstandigheden

Tijdens de koude weken die op ons afkomen, kan het voorkomen dat de banen tijdelijk niet bespeelbaar zijn. Dit komt vooral door het feit dat het water onder de baan overdags smelt, dit zorgt er weer voor dat de tennisser de mat kapot loopt door de zachte filling. Er wordt niet tot later dan 10.30 gespeeld op de banen. Een vraag van een van onze leden was of onze banen anders zijn dan bij VEP. De banen zijn zeker anders, dit ligt vooral aan het feit dat bij ons het grondwaterpeil hoger ligt, waardoor het bevroren deel dus hoger ligt, dichter tegen onze mat aan. Pauline van der Drift heeft een bord aangeschaft waarop staat dat de banen niet bespeelbaar zijn, deze wordt opgehangen mochten de banen niet bespeelbaar zijn.

 

  1. Benoemingen commissies en bestuur
  1. Mutaties bestuur

Elkan van den Boogaard legt zijn taken als voorzitter van de TC naast zich neer. Hij heeft het jarenlang met erg veel plezier uitgevoerd maar heeft het de komende tijd erg druk en woont tegenwoordig niet meer in Woerden. Fayko van Heerwaarden gaat dit overnemen. Hierdoor zijn wij als bestuur wel op zoek naar een nieuwe secretaris.

  1. Mutaties commissies

In de TC was er vorig jaar een onderbezetting met alleen Susanne Verschoor, Fayko van Heerwaarden en Elkan van den Boogaard. Dit jaar is dat anders, het is inmiddels uitgebreid met Ton IJlstra, Ton Sluijter én Pauline van der Drift. Hoe anders is dit voor het Open Toernooi, hier zijn helaas 4 van de 6 organisatoren mee gestopt, er wordt dus dringend naar nieuwe leden gezocht!

 

  1. Notulen ALV 2017

De notulen van 2017 worden besproken door de voorzitter. Omdat er geen notulen voorlagen, heeft de vergadering onder voorbehoud akkoord gegeven, de leden ontvangen de notulen alv 2017 en 2018 tegelijk. Bij eventuele op- of aanmerkingen kunnen de notulen 2017 nog besproken worden

 

  1. Jaarverslagen en beleidsplannen commissies

 

  1. Financieel jaarverslag 2017 en begroting 2018

Er werd een verlies ingepland van 7800 ivm oefenmuur en baan 5. Er is een winst van 3500 geboekt aangezien deze activiteiten nog niet gedaan zijn. De baropbrengsten zijn wat achter gebleven, 30k ipv 32k. de marge is teruggelopen naar 48%, inkoopprijzen zijn wel gestegen, maar de verkoopprijzen niet. De marge moet in 2018 weer teruggebracht worden naar 50%. Prijzen zijn daarom wat verhoogd. Dit voor het eerst in 4 jaar.

Contributie is wat achtergebleven, verwachting is weer wat omhoog bijgeschreven. Contributie willen we gelijk houden. Opbrengsten -3k op begroting, uitgaven +15k. Het vinden en behouden van sponsoren is lastig. Er is op dit moment niemand voor beschikbaar. Er is wel aparte sponsoring voor alle aparte activiteiten. Wij zullen naar aanleiding van een vraag over de hoge waterrekening uitzoeken of deze wel klopt. 12k onderhoud clubhuis, is alleen al een hele hoop aan schoonmaak, afval ophalen, pinterminal, kassa etc. 

  1. Barprijzen

Opbrengsten van de bar: de prijzen zijn verhoogd. Koffie, thee en corona blijven gelijk! ALV stemt akkoord voor de verhoging barprijzen.

 

  1. Verslag Kascontrole commissie

Leden van de ALV vergadering 2018

 

De kascontrolecommissie heeft op 16 Februari 2018 de balans, staat van baten en lasten gecontroleerd. 

Onder meer is vastgesteld dat de begin- en eindsaldi van de bankrekeningen corresponderen met de betreffende bankafschriften. 

De kascontrolecommissie heeft geen opmerkingen over de besproken financiële stukken en adviseert de algemene ledenvergadering decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid over 2017

De vergadering neemt dit advies van harte over. Onze dank aan de penningmeester voor de ontvangst, gegeven toelichting en het beantwoorden van de vragen

 

 

De kascontrolecommissie:

 

Peter A Hoedemans en

Gerrit de Vries

 

De ledenvergadering benoemd een nieuwe kascontrole commissie, bestaande uit:

Hans Brak en Jef Duijs

 

  1. Vacatures van de commissies

OT Commissie zoekt leden!

Deze commissie verzorgt het gehele open toernooi, heel leuk evenement om mee te maken.

 

Secretaris bestuur

Bijhouden van het mailaccount (2-5 mails per week)

Agenda’s opstellen en notuleren

ALV organiseren

 

Clubkampioenschappen

Hier zoeken wij nog mensen die willen helpen tijdens het evenement, een keer een tafeldienst helpt al!

 

PR

De commercieel ingestelde vrijwilliger!

 

Friendly Friday

Een hele gezellige dag om mee te doen, maar ook zeker om te organiseren! Voor de tennisser die doordeweeks druk is, maar wel wat wilt betekenen voor de club.

 

Klusjesman

Een allround persoon met 2 rechterhanden. Er zijn op het park veel verschillende klusjes te doen, mag ook samen met een vriend/vriendin!

 

Jeugdcommissie

Functionaris World Tour (Rood/Oranje)

Begeleiders tijdens de World Tour dagen

JC Lid

 

  1. Rondvraag

Competitie: voorrang verlenen met betrekking tot nieuwe teams.

Dit punt is in 2014 aan de orde geweest. Er is toen een regeling aangenomen die voorrang geeft aan teams die vorig jaar ook al bestonden, met als kanttekening dat deze teams nog voor 2/3e hetzelfde zijn. Er is bij de indeling een fout gemaakt door de VCL, dit is geprobeerd (en uiteindelijk ook gelukt) om op te lossen, communicatie naar het betreffende team had eerder gemoeten. Er is besloten dat de huidige regeling niet aangepast gaat worden, zeker omdat er ook genoeg verloop zichtbaar is en wij willen voorkomen dat er ‘shoppende’ aanmeldingen komen: clubhoppende teams die alleen lid worden voor de competitie.

 

Afval scheiden:

Er is besloten dat wij gaan testen met het scheiden van papier en karton. Als dit goed bevalt kunnen wij het wellicht uitbreiden. Scheiden van plastic heeft niet zo’n zin, wij verbruiken amper plastic.

 

Anita Gangemi:

Anita wordt bedankt voor ruim 14 jaar vrijwilligerswerk binnen onze club. Na 8 jaar in de Technische Commissie en 6 jaar ledenadministratie neemt zij afscheid.

 

  1. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 21:26 en bedankt alle aanwezigen.