Notulen ALV 2017

 

Notulen Algemene Ledenvergadering

d.d. 7 maart 2017

 

 

1. Opening

- De voorzitter opent de vergadering om 20.10 uur.

- Resultaten en balans 2016 en begroting 2017 zijn voorhanden.

- Er zijn geen toevoegingen op de agenda.

2. Mededelingen

Geen.

 

3. Benoeming bestuur

- Nieuwe secretaris Bestuur: Fayko van Heerwaarden, aftredend Nancy Hage

- Barcommissie / Bestuur: Laura Gangemi, planner barrooster, aftredend Dorien Zeeuw

Wij bedanken de aftredende bestuursleden hartelijk voor de gedane inzet!

 

4. Benoeming commissies

- Jeugdcommissie: Mario de Lepper nieuw commissielid:

 

Wij bedanken de afgetreden commissieleden hartelijk voor de gedane inzet!

5. Notulen ALV d.d. 02-03-2016

Er zijn geen opmerkingen op de notulen van de ALV van 2016, daarmee worden deze vastgesteld.

 

6. Jaarverslagen diverse commissies

Jubileum was met alle activiteiten een zeer groot succes. Nogmaals dank aan Angela, Anita, Mylène en Hans.

 

De jaarverslagen en beleidsplannen van de Jeugdcommissie en Technische Commissie zijn zoals aangekondigd via de website van TC Woerden te lezen.

 

Technisch Commissie wordt nog kort toegelicht. De subcommissies blijken een goed idee. Vrijwilligers voor beide commissies zijn nog steeds van harte welkom!

Fayko combineert de voorjaarscompetitie nu met nieuwe functie van secretaris

Nieuwe competitievormen heeft geleid tot aanbieden van 2 nieuwe vormen: t.w.

9/8 competitie (geen invloed op rating). 2e vorm is de optie onder de 35 competitie op zaterdagmiddag (4 dubbelpartijen). Beiden worden aangeboden als experiment.

Friendly Friday was wederom een groot succes met 10 teams.

Open toernooi had 230 deelnemers en was wederom groot succes. Er is echter wel tot laat gespeeld. Hier moeten we volgend jaar goed naar kijken en zo goed mogelijk rekening houden met de buurt.

WK gaat dit jaar ook weer op ons park plaatsvinden.

Interne vrijdagavond competitie o.l.v. Paulien enthousiast en succesvol georganiseerd!

Oliebollentoernooi i.s.m. VEP blijft bestaan. Lekker Ballen gaat vervallen.

Nieuwe activiteit: het vinden van een maatje is voor nieuwe leden vaak lastig. We gaan dit jaar een laddercompetitie organiseren. Paulien zal dit gaan trekken. Uitnodiging volgt via mail en kan ingevuld worden via app.

 

Baan 5 is momenteel niet geschikt om op te lessen. Deze moet weer geschikt gemaakt worden om op te lessen.

 

Training: we zijn erg tevreden over de samenwerking met GHT. Enthousiaste lessen en het aantal deelnemers in lessen is gestegen. Keerzijde is dat het vrijspelen hier en daar beperkt wordt:

Tussen 20 en 21.30 u mag maar één van de hoofdbanen door GHT gebruikt worden. ’s Avonds wijkt GHT voor eventuele vrijspelers naar minimaal 1 baan + baan 5.

Dit is iets gewijzigd t.o.v. eerdere communicatie, omdat de lessen van grote groepen bijna niet te plannen waren.

Milo: kunnen we baan 5 opknappen en weer gebruiken? Regel door de weeks uit te breiden indien de banen niet gebruikt worden.

10 min regel, verzoek aan de trainer opnemen in reglementen.

Regels incl 10 min regel overnemen in regels en op website. Actie Elkan

 

Jeugdcommissie: Helaas is de gehele JC vanavond verhinderd om deze toe te lichten, maar worden uitvoerig bedankt voor hun inzet!

Ruim 50 leden; jeugdleden vraagt veel energie. Er is veel georganiseerd, zoals tenniskids worldtour, dauwtrapperstoernooi, tossmiddagen, funmasters, clubkampioenschappen met tentenkamp en senior-jeugd toernooi.

 

7. Financieel jaarverslag 2016 en begroting 2017

- Resultaten en balans 2016 en begroting 2017 worden doorgenomen. Hieronder een korte weergave van de besproken punten:

 

  • Balans: afschrijving banen duurt nog ruim 2 jaar.

Al me al is het een gezonden balans. Hoe steviger onze financiële positie, hoe makkelijker het straks is om onze banen te vervangen.

Helaas is gebleken dat de banen minder lang meegaan en ook niet onderhoudsvrij zijn zoals beloofd. We blijven zoeken naar oplossingen om huidige situatie en kwaliteit te verbeteren.

  • Jaarrekening: dit jaar meer begroot voor onderhoud. Dit komt door de renovatie van de oefenmuur en de renovatie van baan 5, inclusief wijziging hekwerk. De aanleg van een minibaan; besloten is om dit niet te doen. Eventuele sponsoring zou waarschijnlijk op 10.000 komen, maar totale kosten zou 30.000 komen. We verwachten andere kosten zoals nieuwe banen en vonden we hiermee niet gerechtvaardigd.

Wij willen wel zeker al het werk van Robert Fris bedanken voor al zijn inzet in deze!

Energiekosten zijn omhoog gegaan omdat we geen eco subsidie meer krijgen.

Investeren in onderhoud wordt goed bekeken, zodat er een goede afweging kunnen maken wanneer en hoe vervanging van nieuwe banen nodig is. Hierbij maken we weer dankbaar gebruik van de hulp van Robert Fris. We kijken of we hier een vorm van ‘samen aanschaffen’ met VEP kunnen

Onderhouds(voorziening) clubhuis is bedoeld voor toekomstig onderhoud dak en ketel.

Opties zonnepanelen is vorig jaar geheel uitgezocht, maar als we in gang zetten moet eerst het gehele dak vervangen had moeten worden. Wellicht voor de toekomst.

Negatief resultaat is omgezet naar positief resultaat, dit is veroorzaakt door diverse kleine bedragen.

Begroting 2017 is met renovatie van muur en baan 5 calculeren we een verlies voor 2017.

PR is 1000 voor begroot, maar dit is niet uitgegeven. Er is helaas nog steeds een vacature. We zoeken dus nog steeds iemand die sponsoren zoekt of de club wat meer publiciteit wil geven. Helaas meldt zich niemand op de ALV.

 

  • Resultatenrekening en Balans 2016 alsmede de begroting voor 2017 worden door de ALV goedgekeurd.

 

  • Barprijzen en Contributie voor 2017 worden niet verhoogd; goed gekeurd in de ALV.

 

8.Verslag Kascontrole Commissie

Mail ontvangen: Hierbij verklaart de kascontrolecommissie bestaande uit Peter Hoedemans en Gerrit de Vries dat zij op 20 februari 2017 de financiële jaarrekening van de Tennisclub Woerden heeft gecontroleerd. De commissie heeft geen onrechtmatigheden aangetroffen, alle vragen zijn naar behoren beantwoord en keurt daarmee de financiële administratie en de afgelegde verantwoording van de penningmeester goed.

De commissie adviseert om in de ALV van 7 maart de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over het afgelopen jaar

Wij verzoeken de kascommissie het volgend jaar nogmaals op zich te nemen.

9. Vacatures diverse commissies

- PR / Sponsoring

- Technische commissieleden: Competitie organisator en commissielid TC

  voor coördineren en ondersteuning activiteiten.

 – Planner Open Toernooi

- Jeugdcommissie leden

 

10. Rondvraag

Milo: Is aanschaf ledverlichting laten aanleggen met 30% subsidie een optie voor TCW? Rekensom leert dat dit voor TCW 5000 per baan met een lange terugverdien tijd. Robert: is het een idee om het te laten meten? Bestuur: We weten eigenlijk al dat het zeker beter zal zijn. Onze prioriteit blijft de banen.

Anita: Kan het zijn dat de lampen verbogen zijn. Kunnen we dit bij volgend onderhoud laten checken? Actie Leo

Jan: is er al een datum gepland voor oefenmuur en onderhoud baan 5? Nee nog niet, wordt opgepakt.

Fien: Kan de CV geprogrammeerd worden? Is een tijdklok een optie daar waar niemand bij kan? Rob: er kan een thermostaat met tijdklok op de ketel.

Leo sluit dit kort met Rob. Actie Leo

Jet: lampen gaan in principe automatisch uit rond 23u. Helaas wordt vaak vergeten de lampen uit te zetten. Hier kunnen we weinig tegen doen. Dit ligt bij de op dat moment aanwezige leden en elkaar hierop aanspreken.

Tilly: optie ledverlichting binnen meenemen voor toekomst svp.

Willem: ‘terugverkoopregeling’bij zonnepanelen verdwijnt.

 

10. Sluiting

De voorzitter sluit om 21.20 uur de vergadering en bedankt de aanwezige leden voor hun aanwezigheid en bijdrage aan de discussies en nodigt een ieder uit voor een rankje.

 

 

 

 

 

Aanwezige bestuursleden

 

q Leo Witkamp (voorzitter)

q Ester Verhoeff (penningmeester)

q Nancy Hage (secretaris, aftredend)

q Fayko van Heerwaarden (secretaris, aantredend)

q Elkan van den Boogaard (TC)

q Guus Jansen

q Laura Gangemi

 

Afwezig:

q Fatima Jaïdi (JC)

q Dorien Zeeuw