Notulen ALV 2016 - concept

Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 2 maart 2016

 

 

1. Opening

- De voorzitter opent de vergadering om 20.15 uur.

- Resultaten en balans 2015 en begroting 2016 zijn voorhanden.

- Er zijn geen toevoegingen op de agenda.

2. Mededelingen

- Nieuwe inrichting clubhuis bevalt goed. Moet nog verder afgerond (gordijnen, etc.) worden. Grote tafel blijft, opties voor de tafel worden momenteel bekeken.

 

3. Benoeming bestuur en commissies.

Nieuwe Bestuurs- en commissieleden zijn:

- Technische Commissie toegevoegd / gewijzigd: Elkan van den Boogaard (vz)

  Susanne Verschoor toegevoegd.

- Barcommissie: Iano Gangemi is toegevoegd.

- Jeugdcommissie: Fatima Jaïdi (VZ). Mariëlle Kompier en Renate Fonken zijn

  toegevoegd.

- Open Toernooi Commissie: Mario de Lepper, Evelien de Jong, Femke de Breed,  

  Nicky Hoogenboom, Linda Hoogendoorn en Jordy Loenen zijn toegevoegd.

- Paulien Vervoorn en Marit hebben (een deel van de) werkzaamheden voor PR op zich genomen. Aanleveren voor publicaties kunnen toegestuurd worden.

 

Bestuurs- en commissieleden die gestopt zijn:

- Onderhoud: Bas van Lieshout

- TC: Tessa de Haas

- JC: Kasper van der Horst

- OT: Mitchel de Koning, Sander Winkel, Kim Hoonakker en Niek van der Laaken

Wij bedanken deze leden hartelijk voor de gedane inzet!

 

4. Notulen ALV d.d. 03-03-2015

Er zijn geen opmerkingen op de notulen van de ALV van 2015, daarmee worden deze vastgesteld.

 

5. Jaarverslagen diverse commissies

De jaarverslagen en beleidsplannen van de Jeugdcommissie en Technische Commissie zijn zoals aangekondigd via de website van TC Woerden te lezen. Technisch Commissie wordt nog kort toegelicht. Helaas is Fatima vanavond verhinderd om deze toe te lichten. Vrijwilligers voor beide commissies zijn nog steeds van harte welkom!

 

6. Financieel jaarverslag 2015 en begroting 2016

- Resultaten en balans 2015 en begroting 2016 worden doorgenomen. Hieronder een korte weergave van de besproken punten:

 

  • Barprijzen en Contributie voor 2016 worden niet verhoogd.

     

  • Banen nog op de balans voor 40.000. Er is destijds voor gekozen om versneld af te schrijven. Dit meegeteld komen we op een Eigen Vermogen van 32.000.

  • Er is flink afgelost, de lening is naar verwachting over 3 jaar afgelost.. Rente voor de hypotheek staat sinds vorig jaar voor 3 jaar vast.

  • Inkomstenbron bar is gedaald. Oorzaken hiervoor t.o.v. 2014 zijn ter herleiden in de verschil in activiteiten, zoals het feest van 2014, minder omzet clubkampioenschappen en OT, daarnaast geen WK op ons park in 2015. Weersomstandigheden bepalen ook vaak de omzet van de bar.

    Geopperd wordt nog of het niet leuker en daarmee beter bezocht zou zijn als de clubkampioenschappen weer in augustus zouden zijn. Er is met name voor maart gekozen omdat de deelname aan clubkampioenschappen afnam ivm vakantietijd. Daarnaast is het nu ook een mooie voorbereiding op voorjaarscompetitie.

    Lawrence stelt nog voor om dit in twee delen te organiseren, dus voorjaar en najaar (enkel/dubbel o.i.d.). Druk op de commissie is echter te groot i.v.m. het nagenoeg aansluitende OT. Daarnaast is de ledenaantal waarschijnlijk te laag.

  • Contributie inkomsten zijn in lijn met de ledenaantallen. Helaas is het ledenaantal afgenomen. Het goede nieuws is echter dat het aantal nieuwe leden langzaam toeneemt.

  • Onderhoud van de banen was een grote kostenpost in 2015. Huisman heeft met veel materiaal de problemen opgelost. Hierbij wordt vinger aan de pols gehouden. Jan Voorhagen en Robert Fris worden hierin heel hartelijk bedankt voor hun bemoeienissen.

    Lawrence: Onderhoud en mos op Baan 5 is nog wel een probleem. Optie zijn kunnen zijn de het hek te verbreden zodat de trekker erbij kan. Optie bekijken en mosproblematiek met Huisman opnemen. Actie Leo.  Daarnaast zou het verlagen van de coniferenhaag, zodat er zonlicht komt de problemen met mos kunnen voorkomen. Heeft nog een tweede voordeel; de banen worden zichtbaar, dit zou een positieve invloed op het ledenaantal kunnen hebben. Advies Van Schieveen vragen. Actie Nancy

  • Voor diverse groot onderhoud is een reservering opgenomen. CV, dakbedekking, etc.

  • Energiekosten: verwarming wordt vaak niet laag gezet. Jan: Andere thermostaat. Eenvoudigheid is de reden van de keuze. Voorstel: briefje bij thermostaat svp terugdraaien naar 16 graden. Actie Nancy

  • 2500 opgenomen voor 90-jarig jubileum.

     

     

    - Resultatenrekening en Balans 2015 alsmede de begroting voor 2016 worden door de ALV goedgekeurd.

     

7.Verslag Kascontrole Commissie

Peter Hoedemans (ook namens Gerrit de Vries);

‘Via mail op 28 februari ontvangen van Peter Hoedemans: Het is op dit moment niet helemaal duidelijk of ik de jaarvergadering kan bijwonen (andere verplichtingen voorafgaand aan de jaarvergadering)
Dus voor de zekerheid hierbij de resultaten van de kascommissie. De review van het financiële overzicht over 2015 is naar volle tevredenheid verlopen.
Ester heeft alles uitgebreid toegelicht: de verschillen tussen plan en actual, de reserveringen, de onvoorziene uitgaven. Alle vragen van mijn kant naar tevredenheid beantwoord. De kascommissie adviseert hierbij de algemene ledenvergadering decharge te verlenen aan het bestuur.

 

Marijke: doen we als club wel eens iets richting mensen zoals Gerrit (bij ziekte). Antwoord: In veel gevallen is het leed niet bekend en deze mensen zijn ook belangrijk. We willen als club zijnde daarin niemand teleurstellen. Het is fijn en belangrijk om het zeker met je eigen tennismaatjes te doen.

8. Vacatures diverse commissies

- Voor het zoeken van Sponsoring

- Voor het coördineren van Onderhoud

- TC en JC heeft ondersteuning nodig

- Anita: Bij het uitreiken van de ledenpassen (18-3) kunnen we hier nog eens op wijzen.

 

9. Rondvraag

- Schoonmaak: mag alles van het raam? Ja graag.

 Op het hek en binnen komen een aantal wissellijsten voor mededelingen en  

 publicaties. Daarnaast zijn er ook diverse borden waarvan de inhoud verwisselbaar

 is. Dorien zal de code toegeven zodat de dames bij de spullen kunnen.

 Koelkasten: inhoud wat niet meer goed is mag weggegooid worden.

-Fien: er is geld in de kas, waarom dan niet de zonnepanelen?

Bestuur: Vorig jaar hebben we een beleidsplan gemaakt, waarin jeugdwerving een belangrijk deel was. Hier is ja tegen gezegd in de ALV. De eerste plannen worden nu duidelijk in de vorm van een minibaan. Dit is afhankelijk van sponsoring van Gemeente, VSB fonds etc. De bedoeling is dat deze op de plek van de oefenmuur komt. Inclusief op beide helften een oefenmuur. Robert Fris heeft met ondersteuning van Bestuur en GHT deze taak/organisatie op zich genomen.

Er zijn altijd meerdere wensen, zo is ook een terrasoverkapping een wens en er is simpelweg niet voldoende geld om alle wensen in 1 keer te vervullen. Zoals eerder genoemd gaat onze prioriteit momenteel uit naar de minibaan.

Zonnepanelen hebben we nu niet gedaan, mede omdat is gebleken dat de dakbedekking dan ook vervangen moet worden (wat de nodige kosten met zich meebrengt). Volledig dossier met conclusies en offertes wordt nog opgesteld. Wellicht dat in we hier in de komende jaren alsnog gebruik van kunnen maken.

-Pauline: Mogelijkheid van zomerlidmaatschap (voor 50 euro wijzigen in 75 euro?) in

 juni, juli en augustus wordt dit jaar geboden. Artikel maken voor de krant door

 Paulien. Vormgeving inclusief verzekering nogmaals bekijken. Actie Leo/Ester

-Mogelijkheid om een doorloopmogelijkheid naar de keet en neerzetten van bankjes  

 naast baan 5 bekijken. 2,20 m beschikbaar. Actie Bestuur

-Marijke Geurtsen: Hoe verloopt de bardienst? Worden de boetes toebedeeld?

 Bestuur: Het is niet waterdicht te regelen. Belangrijk is dat we elkaar hierop blijven

 aanspreken.

-Henk: waar vinden we de kosten m.b.t. opknappen clubhuis? Bestuur: deze zijn

 opgenomen in onderhoud inventaris clubhuis. Voor 2016 ook gordijnen en afronding

 opgenomen.

 Bestuur: Dit is gelijk een mooie gelegenheid om Karin en Guus alvast heel hartelijk

 bedanken voor hun inzet!

 

-Organisatoren (Anita Gangemi, Angela Langeslag en Hans Brak) van ons 90 jarig

 bestaan krijgen akkoord op de begroting voor de activiteiten op 11 juni. Toelichting:

 Het wordt een combinatie van tennisactiviteit, hapje, drankje en feest. 90+ duo

 toernooi, waarbij elke duo minimaal 90 moet zijn. Reünieborrel, bijzondere foto, eten

 met elkaar, feestavond (Voorstel Alex: met voorinschrijving wellicht met dagkaart. Zo

 krijg je ook een goed beeld van de opkomst) met DJ. Op zoek naar een te vormen

 TCW band voor tijdens het etentje. Reclame via Krant (via PR), FB, bij uitreiking van

 de pasjes, etc.

 

10. Sluiting

De voorzitter sluit om 21.20 uur de vergadering en bedankt de aanwezige leden voor hun aanwezigheid en bijdrage aan de discussies en nodigt een ieder uit voor een drankje.

 

 

 

 

Aanwezige bestuursleden

 

  • Leo Witkamp (voorzitter)

  • Ester Verhoeff (penningmeester)

  • Nancy Hage (secretaris)

  • Elkan van den Boogaard (TC)

     

  •  

    Afwezig:

  • Guus Jansen (afgemeld)

  • Fatima Jaïdi (JC)

  • Dorien Zeeuw (bardiensten)