Notulen ALV 2015

 

 

 

 

 

 

 

Notulen Algemene Ledenvergadering

d.d. 3 maart 2015

 

 

1. Opening

- De voorzitter opent de vergadering om 20.15 uur. Er zijn voldoende stemgerechtigde leden aanwezig.

- Resultaten en balans 2014 en begroting 2015 zijn voorhanden.

 

2. Mededelingen

-Er zijn geen toevoegingen aan de agenda.

 

3. Benoeming bestuur en commissies.

- Barcommissie: Guus Jansen (vz), Roy Prosman, Niek van der Laaken en Jordy

  Langeslag en Dorien Zeeuw (bardiensten)

- Voorzitter Jeugdcommissie Kasper van der Horst.

 

Bestuurs en commissie leden die gestopt zijn:

-Suzanne Krietemeijer

-Marleen Westland

-Eline Groeneveld-van Capel

-Lisanne van der Ham-Munier

Bedankt voor jullie gedane inzet!

4. Notulen ALV d.d. 27-02-2014

Notulen worden vastgesteld.

 

5. Jaarverslagen diverse commissies

De jaarverslagen (JC volgt later) en beleidsplannen zijn reeds op de site te lezen, maar worden nog toegelicht.

 

a. Jeugdcommissie (bestaat met ondersteuning uit 20 personen)

Jaarverslag 2014 Jeugdcommissie: voldoende ingezet op werving en ledenbehoud van de jeugd. Het ledenaantal is stabiel gebleven met 65 ongeveer.

Jeugdplan is gestart met een nieuwe trainer Rogier Beliën. Ouder Kind toernooi was wederom zeer succesvol en zeer gezellig. Clubkampioenschappen en tentenkamp zijn ook weer gehouden.

Beleidsplan 2015:

Zie website TC Woerden.

Vrijwilliger zijn nog steeds van harte welkom!

 

Update m.b.t. Jeugdplan Woerden: Momenteel 9 leden via TC Woerden, Kamerik gaat stoppen. De meeste jeugdleden komen van Vep, een paar van Cromwijck.

 

Er zijn ongeveer 6 kinderen overgegaan naar VEP/Cromwijck, maar dit staat momenteel stil.

Er wordt momenteel veel aan werving gedaan voor de jeugd. Ook in samenwerking met de scholen, zoals via Stichting Welzijn met een actie van gratis lessen.

Het is hard werken om nieuwe leden binnen te krijgen. Dit is een landelijk probleem.

 

Vraag vanuit leden: Het inzenden van kopij naar de kranten zou kunnen helpen.

Inderdaad, echter hebben we nog geen invulling voor de PR vacature, deze kandidaat zou dit kunnen oppakken.

 

b. Technische commissie

Eline en Lisanne worden bedankt voor hun inzet. Vijf mensen over, waarvan er 2 hebben aangegeven te willen stoppen. Inzet is  zoeken naar nieuwe tc-leden.

De TC is aanspreekpunt voor Marko, heeft een samenwerking met OT commissie (vraagt een grote inzet) en organiseert de clubkampioenschappen. Voor de rest worden kleine commissies, net zoals bij de Jeugd, gezocht, zodat voortgang geborgd blijft. Voor het eerst een Friendly Friday, was zeer succesvol met nieuwe leden tot gevolg. Finale weekend OT valt altijd samen met eerste weekend najaarscompetitie.

Afnemende belangstelling voor zondagcompetitie in het voorjaar. Wellicht wordt dit door Jeugdplan opgevuld. Op de zaterdag is het erg druk, daarnaast wordt er op di, do en vrijdag gespeeld.

Het OT viert feest, 40e keer. Hier wordt natuurlijk extra aandacht aan besteedt.

 

c. Algemeen Beleidsplan TC Woerden

TC Woerden was nog niet in het bezit van een Algemeen Beleidsplan. Hiervoor is nu een eerste aanzet gegeven. Deze is gepubliceerd op de website, onder de documenten van de ALV. Als er opmerkingen zijn horen we dit graag. Globaal staat er in dat we actiever moeten worden om het ledenaantal te waarborgen. Bij onze missie ligt het accent op de recreatieve speler. Wij organiseren alles zelf als vereniging. We kunnen geen professionals inhuren en zijn afhankelijk van vrijwilligers voor alle taken. Sport met gezelligheid is een belangrijk onderdeel. Faciliteiten voor training moeten geboden worden. Dit is zeker voor de jeugd belangrijk.

Wat is er nodig dat degene de lid zijn ook lid blijven en hoe zorgen we voor (zij) instroom.

Omgeving; goede banen, clubgebouw en terras. Voor dit jaar staat verdere aankleding c.q. inrichting van het clubhuis op het ‘programma’.  Er is inmiddels een nieuw speeltoestel geplaatst.

Wens van het bestuur is om een minibaan georganiseerd te krijgen. We gaan hiervoor een poging doen via het VSB-fonds (er moeten ook andere sponsoren zijn). Als dit meer inhoud gaat krijgen wordt er een extra ALV georganiseerd.

Financiële beleid; het clubhuis met grond is grotendeels eigendom. 1-4-2009 zijn de nieuwe banen in gebruik genomen. We zijn in principe over 4 jaar schulden vrij. De lastenkant is beperkt. De inkomsten komen met name uit de bar, contributie en sponsoring (ook van activiteiten). Belangrijk is dus om de taak van PR/Sponsoring in te vullen voor de financiering van de vereniging in zijn geheel.

Conclusie: De vereniging kan niet zonder vrijwilligers! Totaal zijn er zeker 50 vrijwilligers regelmatig actief voor de vereniging.

 

Vraag leden: Recreatieve vereniging is een keuze. Heeft de jeugd dan genoeg mogelijkheden? Ja, d.m.v. Jeugdplan blijven deze mogelijkheden gewaarborgd.

 

Mededeling lid: Seniorenclub maandag dinsdag en vrijdag vindt dat het te lang geduurd heeft voordat er vervanging was van de koffieautomaat. Helaas hebben we dit niet kunnen voorkomen.

 

Voorstel lid: Indien activiteiten niet kunnen ‘bemannen’, deze te laten vervallen. Dit is inderdaad vaak het gevolg.

 

ALV stemt in met het Beleidsplan van TC Woerden

 

Vrijwilligersbeleid: N.a.v. een onderzoek van een groep studenten is er een voorstel gedaan voor een vrijwilligersbeleid. Dit document is ook terug te vinden bij de documenten van de ALV op de website. Taken zijn hierin duidelijk en omlijnd weergegeven.

 

6. Aanpassing Huishoudelijk reglement m.b.t. bardienst

Enige wijzigingen zijn: bardiensten worden uitgebreid met de mogelijkheden om andere diensten te doen i.p.v. bardienst. Daarnaast vervalt de afkoopmogelijkheid.

Dat scheelt € 1000,00 aan inkomsten, maar deze bardiensten moeten wel opgebracht worden door andere leden.

 

Deel uitmaken van een vereniging heeft tot gevolg dat je ook ‘taken’ moet doen voor een vereniging.

 

Leden die anderzijds taken doen worden vrijgesteld van bardienst. Zoals schoonmaken clubhuis, tuinonderhoud etc.

Minimaal 2 bardiensten staat in het huishoudelijk reglement. Dit komt ook doordat het ledenaantal afneemt. Dit wordt  jaarlijks vastgesteld aan de hand van het ledenaantal. Dit is nodig om de activiteiten te bemannen en inkomsten te waarborgen.

Tijdens de vergadering valt het ‘besluit’ dat ‘onder leiding van’ Henk Oudshoorn werkzaamheden mbt het tuinonderhoud voortaan worden opgepakt. Takenlijst wordt opgesteld door Bas/Rob.  Namen melden bij barcommissie. Acties Bas

 

Robert Fris meldt zich ook aan bij de club en heeft de benodigde apparatuur.

 

Bardiensten 2 of meer afhankelijk van het ledenbestand opnemen in nieuwe huishoudelijk reglement. Actie Leo

 

Voor mensen die echt geen bardienst willen draaien en eigenlijk de afkoop regeling wilden gebruiken bestaat de mogelijkheid om zelf voor vervanging te zorgen. Voorin de agenda, achter de bar staan de namen van deze personen vermeld. Dit moet men zelf regelen en terugkoppelen naar de BC. Oproep voor nieuwe gegadigden tegen vergoeding voor € 30,00 doen. actie Nancy.

 

Afkoop is dus niet meer mogelijk vanaf 1 april 2015. Pauline zal het formulier aanpassen.

 

Het niet komen opdagen gaat Dorien dit jaar actief opvolgen en melden bij de penningmeester. Er worden nu ook herinnering mailtjes verstuurd.

 

Er ligt een handleiding achter de bar. Ook zijn Dorien en Nancy bereid uitleg te geven.

 

Vraag Robert Fris: Is het een optie om de drempel voor afkopen bardienst te verhogen? Verhogen van de som van afkopen d.m.v. alternatieve subsidiëring. Hiermee krijgen we echter de bardiensten niet vervuld.

7. Onderzoek kwaliteit banen – door KNLTB

Geulen en gladde plekken zijn een probleem. We komen niet verder met Huisman. KNLTB heeft een banenscan uitgevoerd. Conclusie is dat dit verholpen moet worden en dat ons onderhoud voldoende zou moeten zijn. De problemen zijn te wijten aan Huisman.

De verwachte levensduur van de baan is nu nog 3-5 jaar. Dit is een grote tegenvaller. Dit was ten tijde ten oplevering tussen de 12-15 jaar. Er is helaas weinig documentatie over van die tijd. We hebben alleen een financiële opdrachtbevestiging en een A4 voor onderhoud.  Daarnaast  hebben we een printscreen van de website van Huisman waar de voorwaarden in opgenomen zijn.

 

De gladde plekken is een bekend probleem. Verstening kan mogelijk veroorzaakt worden door de chemische samenstelling van het zand. De glooiing is in mm op een aantal plekken te groot.

 

We moeten nu  het ‘gevecht’ aangaan met Huisman. Er moet een brief met officiële ‘aanklacht’ richting Huisman. We zoeken gegadigde(n) voor deze “Baancommissie”. Leo ontbreekt de tijd.

Tijdens de vergadering is een soort baancommissie ingesteld met Jan Voorhagen (naast Leo Witkamp) om onderzoek naar baangebreken op te starten en uiteraard de mogelijkheden om deze gebreken te verhelpen. Na de ALV heeft Robert Fris aangeboden om Leo en Jan te ondersteunen. Daarmee bestaat de 'baancommissie' uit Jan Voorhagen, Leo Witkamp en Robert Fris. Actie Leo

 

De druk van de KNLTB d.m.v. dit rapport zou moeten helpen. We willen eigenlijk de druk voor de competitie opvoeren. Er is in ieder geval nog één vereniging die dezelfde problemen ondervindt. Het is moeilijk contact te krijgen.

 

 

We nemen een reservering op in de begroting 2015 voor juridische ondersteuning . Actie Ester

 

Bij droog weer zijn de banen erg glad. Is het een optie om weer te sproeien? Gaan we onderzoeken. Actie Rob/Bas

 

8. Financieel jaarverslag 2014 en begroting 2015

- Contributie voor 2015 wordt niet verhoogd.

 

- Er is gekozen voor extra aflossing, omdat er weinig opbrengsten komen uit rente op tegoeden, maar rente voor hypotheek wel veel kosten met zich meebrengt.

 

Vraag lid: Kunnen we de financiële gegevens volgend jaar vooraf beschikbaar stellen. We gaan de mogelijkheden bekijken of dit achter de inlog mogelijk is. Actie Ester

 

- Resultatenrekening en Balans 2014 alsmede de begroting voor 2015 worden door de ALV goedgekeurd.

 

9.Verslag Kascontrole Commissie

Peter Hoedemans (ook namens Gerrit de Vries);  Het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid.

Er zijn suggesties gedaan, zoals gratis lessen etc. opnemen in een aparte vermelding.

Peter en Gerrit zullen deze taak volgend jaar weer op zich nemen.

10. Vacatures diverse commissies

- PR/ Sponsoring

- TC heeft ondersteuning nodig

- JC heeft ondersteuning nodig

- We zouden ook graag een vrijwilligerscoördinator willen. Deze kan  actief

  zoeken naar vrijwilligers, maar ook weer iets organiseren voor de ‘dag voor de

  vrijwilligers’.

 

11. Rondvraag

-Vraag Henk Oudshoorn;  Wat gebeurt er met de terrasverwarmers. Als ze zo blijven staan gaan ze zeker kapot? Deze zijn door kok Wulfert. “gedoneerd” aan de club. Onderzoeken of ze nog werken en anders verwijderen. Actie Bas

-Het achterlaten in goede staat van de club gaan we weer communiceren. Actie Nancy. Bak met zand plaatsen gaas met zand Actie Bas

-Vraag Robert Fris: de staat van de tennismuur laat te wensen. Is hier een plan voor? Is erg duur. Dit wordt meegenomen in het plan van de minibaan. E.e.a. is on hold door het probleem van de banen.

-Vraag Niek van der Laaken: Kunnen we de lijnen, oftewel het niet kunnen ‘zien’ van de lijnen. Dit hoort helaas bij deze banen. Bij de nieuwe zijn ze beter zichtbaar door andere vezels.

-Willem van Zuilen: kan er hier getennist worden door bijvoorbeeld tennissen d.m.v. huur van de banen. Dit brengt echter zoveel werk en verantwoordelijkheid met zich mee. Controle is erg lastig. Doen we niet.

-Vraag Fien Okkerse; is er nagedacht over zonnepanelen? Mogelijkheden onderzoeken. Actie Leo

-Vraag Rob Schouten: ‘sluiten van het hek meenemen in mail m.b.t. opruimen. Actie Nancy

 Bord bij uitgang ‘svp afsluiten als u de laatste bent o.i.d.’ bestellen. Actie Bas

12. Sluiting

De voorzitter sluit om 22.00 uur de vergadering en bedankt de aanwezige leden voor hun aanwezigheid en bijdrage aan de discussie en nodigt een ieder uit voor een drankje.

 

 

 

 

Aanwezige bestuursleden

 

  • Leo Witkamp (voorzitter)

  • Ester Verhoeff (penningmeester)

  • Nancy Hage (secretaris)

  • Kasper van der Horst (JC)

  • Anita Gangemi (TC)

  • Dorien Zeeuw (bardiensten)

     

    Afwezig:

  • Bas van Lieshout (onderhoud)

  • Guus Jansen (barcommissie)