Vrijwilligersbeleid TC Woerden 2015

VRIJWILLIGERSBELEID TC WOERDEN

 

Inhoudsopgave

 

Inleiding

Profiel vereniging

Profiel vrijwilligers

Werven en behouden van vrijwilligers

Beloning en waardering van de vrijwilliger

Communicatie met en door de vrijwilliger

Afscheid vrijwilliger

Vrijwilligersbestand + taakomschrijvingen

Overzicht functies bestuurs- en commissieleden

Profiel en taakomschrijving Voorzitter

Profiel en taakomschrijving Secretaris

Profiel en taakomschrijving Penningmeester

Profiel en taakomschrijving Technische commissie

Profiel en taakomschrijving PR- en sponsorcommissie

Profiel en taakomschrijving Jeugdcommissie

Profiel en taakomschrijving Barcommissie

Profiel en taakomschrijving Parkbeheer

Profiel en taakomschrijving Ledenadministratie

Profiel en taakomschrijving Open Toernooi Commissie

Profiel en taakomschrijving Vrijwilligerscoördinator

 

 

Inleiding

 

Het doel van het vrijwilligersbeleid is om ervoor te zorgen dat TC Woerden kan blijven functioneren en organiseren met behulp van vrijwilligers en dat er een structureel beleid is voor de komende jaren. Dit beleid is gericht op vrijwilligers, maar het is belangrijk om in ogenschouw te nemen dat vrijwilligers na aanmelding een aantal verplichtingen hebben, afhankelijk van de functie die zij gaan bekleden.

 

Profiel vereniging

 

TC Woerden is een vereniging met zo’n 350 leden. Het is de oudste en kleinste van de drie tennisverenigingen in Woerden, opgericht in 1926.

Bij een leden voor leden vereniging hoort een hoge betrokkenheid van de leden. Bij TC Woerden staat plezier en gezelligheid hoog in het vaandel. TC Woerden probeert de betrokkenheid hoog te houden door verschillende activiteiten te organiseren.

 

Profiel vrijwilligers

 

De vrijwilliger

  • Is enthousiast en gemotiveerd en straalt dit uit naar de andere leden en vrijwilligers

  • Kan goed samenwerken

  • Heeft in sommige gevallen de benodigde kennis (bijv. de penningmeester)

  • Komt zijn toezeggingen en afspraken na

     

     

Werven en behouden van vrijwilligers

 

Om vrijwilligers te werven passen we de volgende methode toe, waarbij persoonlijke benadering de grootste kans van slagen heeft.

 

Stap 1

Vrijwilligers

TC Woerden is een leden voor leden vereniging. Het is daarom ook belangrijk dat de al bestaande vrijwilligers worden ingezet om de leden te benaderen voor vrijwilligers werk.

Stap 2

Informeren

Belangrijk is om leden te informeren over de samenstelling van de commissies met namen en taken. Zo krijgen de leden een goed inzicht in wat er op de voor- en achtergrond allemaal gedaan wordt door vrijwilligers. Op deze manier wordt er op een positieve manier beroep gedaan aan de leden om zich ook in te zetten voor de club.

Stap 3

Mailing

 

De informatie genoemd bij punt 2 wordt in een overzichtelijk schema naar de leden gemaild, waarbij vacatures specifiek worden beschreven. Er wordt tevens verwezen naar het vrijwilligersbeleid.

Stap 4

Contact

Leden die op de mailing hebben gereageerd worden benaderd door huidige/vertrekkende commissieleden.

Stap 5

Persoonlijke benadering

 

Huidige vrijwilligers gebruiken hun netwerk binnen (én buiten) de club om nieuwe vrijwilligers te werven. Het is belangrijk om potentiële vrijwilligers positief te benaderen, te enthousiasmeren, maar ook een reëel beeld te geven van de taken. Het ophalen van de nieuwe ledenpassen biedt een goede mogelijkheid leden voor vrijwilligerswerk te interesseren.

Stap 6

Communicatie

De leden krijgen terugkoppeling over de nieuwe vrijwilligers die zich aangemeld hebben (en eventueel een oproep voor de nog uitstaande vacatures).

 

Aandachtspunten bij het werven van vrijwilligers:

 

Niet verplichten van vrijwilligerswerk

Behalve de verplichte bardiensten en een aantal “huishoudelijke taken” zijn de functies in de commissies en bestuur vrijwillig.

Taakomschrijving

De taken binnen de commissies en bestuur zijn goed omschreven. De vrijwilliger weet hierdoor precies waar hij/zij aan toe is.

Om de voorkomen dat verschillende besturen en commissies in 1 keer opstappen wordt er bij voorkeur gewerkt met  (ambts)termijnen. Dit houdt in dat de mensen uit de besturen/commissies de nieuwe bestuursleden/commissieleden inwerken. Dit zorgt voor consistentie in het beleid en uitvoering van de taken.

Niet te zwaar / teveel

De vrijwilligerstaken moeten niet te zwaar zijn en de taken moeten goed verdeeld zijn over voldoende vrijwilligers.

Inwerken

Nadat er aangegeven is dat een lid openstaat voor een vrijwilligers functie, geeft een commissielid uitleg over de inhoud van de taken. De nieuwe vrijwilliger krijgt de tijd zich rustig in te werken.

Regelmatig overleg

De bestuurs- en commissieleden houden onderling goed contact en zorgen voor een goede uitwisseling van informatie. Zij werken als één team.

Klachten/conflicten

Belangrijk is om klachten en conflicten waar vrijwilligers bij betrokken zijn zo snel mogelijk op te lossen. Indien de personen waarbij het conflict is ontstaan, dit niet samen op kunnen lossen, wordt er een bemiddelaar gezocht binnen het bestuur of binnen de commissies. Deze bemiddelaar is objectief en heeft als doel, met respect voor alle partijen, het probleem op te lossen.

 

 

Beloning en waardering van de vrijwilliger

 

Een vrijwilligerstaak neem je voor de vereniging, een beetje voor jezelf en een beetje voor anderen. Om de betrokkenheid en het enthousiasme van de vrijwilligers hoog te houden, en om potentiële leden te trekken, is het goed om te laten blijken dat de vrijwilligers gewaardeerd worden. Vrijwilligers zien graag dat hun inspanningen gewaardeerd worden. De vrijwilligers zullen 1x per jaar een blijk van waardering krijgen in de vorm van een leuke activiteit.

 

Vrijwilligersvergoeding

Bij TC Woerden komt de vrijwilliger niet in aanmerking voor een vrijwilligersvergoeding.

Onkosten

Gemaakte onkosten, met toestemming van bestuurslid, kunnen bij de penningmeester worden gedeclareerd.

 

 

Communicatie met en door de vrijwilliger

 

Er wordt op een goede en duidelijke manier gecommuniceerd met de vrijwilliger. Dit gebeurt in het algemeen persoonlijk, telefonisch en via e-mail.

De vrijwilliger is zich bewust van zijn taken en verantwoordelijkheden en communiceert tijdig en duidelijk naar andere bestuurs- en commissieleden.

 

 

Afscheid vrijwilliger

 

Wanneer een vrijwilliger besluit zijn of haar taken als vrijwilliger te beëindigen zal het bestuur hier melding van maken. De betreffende vrijwilliger wordt naar gelang de duur en intensiteit van het vrijwilligerswerk op een passende manier beloond en bedankt voor zijn of haar inzet. Bij uitermate grote en langdurige inzet kan het bestuur het betreffende lid tijdens de Algemene Ledenvergadering voordragen als erelid.

 

 

Vrijwilligersbestand + taakomschrijvingen

 

TC Woerden houdt zicht op het vrijwilligersbestand, daarom wordt elk jaar het actuele vrijwilligersbestand van TC Woerden in kaart gebracht. Op deze 'meetmomenten' wordt vastgesteld hoeveel vrijwilligers binnen TC Woerden actief zijn en in welke functie ze dit zijn. Dit wordt digitaal verwerkt in het ledenbestand (opmerkingenveld)

De verkregen informatie wordt in een overzichtelijk bestand gezet.

Voor toekomstige wervingsactie wordt er gebruik gemaakt van de hieronder beschreven taakomschrijvingen.

 

 

Overzicht functies bestuurs- en commissieleden

 

Bestuur

Voorzitter, secretaris, penningmeester

Voorzitters diverse commissies

(PR-Parkbeheer-Jeugdcommissie-Technische Commissie-Barcommissie)

 

Jeugdcommissie

Voorzitter, secretaris, jeugd VCL, lid, lid

 

Technische commissie

Voorzitter, hoofd VCL, lid, lid, lid, lid

 

Open toernooi commissie

Voorzitter, lid, lid, lid, lid, lid

 

Barcommissie

Voorzitter, inkoop, planner bardienst

 

PR

Voorzitter, lid

 

Parkbeheer

Voorzitter, lid

 

Ledenadministratie

Ledenadministrateur

 

Vrijwilligerscoördinatie

vrijwilligerscoördinator

 

 

Profiel en taakomschrijving Voorzitter

 

 

 

Profiel Voorzitter

 

  • Speelt tennis of heeft affiniteit met tennis

  • Heeft leidinggevende kwaliteiten en is daadkrachtig

  • Is communicatief vaardig en kan prioriteiten stellen

  • heeft bij voorkeur ervaring in vrijwilligers- of bestuursfunctie

     

     

De voorzitter

 

  • Heeft een visie op de toekomst van de vereniging en ziet toe op de uitvoering en evaluatie van het verenigingsbeleidsplan

  • Zit jaarlijks de algemene- en bijzondere ledenvergaderingen voor

  • Zit bestuursvergaderingen voor en is in samenwerking met de secretaris verantwoordelijk voor de agenda

  • Onderhoudt contacten metde gemeente en met andere externe partijen en andere Woerdense tennisverenigingen

  • Neemt deel aan de WTS vergaderingen

  • Bewaakt de afhandeling van klachten en aan- opmerkingen over de vereniging door leden, ouders en externen

  • Begeleidt bestuursleden met de uitvoering van hun taken

  • Maakt elk jaar een jaarverslag en beleidsplan op het gebied van bestuurszaken

  • Is verantwoordelijk voor de overeenkomst van opdracht met de trainer

  • Is verantwoordelijk voor het accommodatiebeleid van de vereniging

  • Is verantwoordelijk voor de veiligheidseisen van banen en gebouwen op het park

  • Stelt een jaarplan op voor het onderhoud en draagt zorg voor de uitvoering door het bestuur

     

 

 

 

Profiel en taakomschrijving Secretaris

 

 

 

Profiel Secretaris

 

  • Speelt tennis of heeft affiniteit met tennis

  • Heeft organisatorische en secretariële vaardigheden

  • Is communicatief vaardig

     

     

De secretaris

 

  • Notuleert bestuursvergaderingen ende ALV

  • Het voeren van de correspondentie, waarbij hij/zij verplicht is van alle uitgaande stukken een afschrift te houden

  • Het bijhouden van het archief met: notulen, afschriften brieven, ingekomen post

  • Het samenstellen van het jaarverslag van de tennis vereniging in samenwerking met de voorzitter

  • Het samenstellen van de agenda in samenwerking met de voorzitter

  • Verspreidt de notulen en actiepuntenlijst onder de deelnemers van de vergadering

  • Ontvangt correspondenties en draagt zorg dat deze bij de betreffende functionaris(sen) terechtkomen

  • Communiceert met de leden over algemene zaken

 

 

 

Profiel en taakomschrijving Penningmeester

 

 

 

 

Profiel penningmeester

 

  • Heeft cijfermatig inzicht

  • Is communicatief vaardig en kan goed samenwerken

  • Is nauwkeurig en betrouwbaar

 

 

De penningmeester

 

  • Is eerstverantwoordelijke voor het financiële beleid en beheer van de vereniging,

  • Is verantwoordelijke voor de betaling van rekeningen en boetes en het innen van geld binnen de vereniging

  • Stelt een jaarlijkse begroting op en controleert deze

  • Beoordeelt de financiële situatie en maakt een financieel jaarverslag

  • Stelt in overleg met het bestuur en commissies het budget vast voor commissies en maakt afspraken over de verantwoording

  • Beheert de bank- en girorekeningen

  • Maakt contractafspraken met de vrijwilliger en de betaalde krachten binnen de vereniging

  • Communiceert met de ledenadministratie over het ledenbestand

  • Legt verantwoording af aan de kascommissie

 

 

 

 

 

Profiel en taakomschrijving Technische commissie

 

 

Samenstelling

 

De technische commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 6 personen

 

 

Profiel technisch commissielid

 

  • Is enthousiast, kan goed communiceren en heeft verantwoordelijkheidsgevoel

  • Speelt tennis of heeft affiniteit met tennis

  • Kan goed organiseren en samenwerken

  • Heeft de VCL cursus van de KNLTB gevolgd

     

 

De technische commissie

 

  • Organiseert de KNLTB en interne competities voor senioren

  • Organiseert de jaarlijkse clubkampioenschappen voor senioren

  • Ondersteunt de OTC bij het organiseren van het open toernooi

  • Is contactpersoon van de trainer op het gebied van het technisch beleid

  • Organiseert en/of ondersteunt zo mogelijk eendaagse activiteiten zoals het invitatietoernooi, oliebollentoernooi etc. voor senioren

  • Vult de eigen activiteiten in op de kalender op de website

  • Communiceert met de leden over de activiteiten van de technische commissie

  • Communiceert met de KNLTB over de KNLTB activiteiten

  • Organiseert het baangebruik op competitie- en toernooi dagen

  • Overlegt met de jeugdcommissie over de jaarkalender en baangebruik voor activiteiten van beide commissies

  • Maakt elk jaar een jaarverslag en beleidsplan

  • Houdt een aantal malen per jaar een commissievergadering

  • De voorzitter maakt deel uit van het bestuur

  • Bewaakt het budget van de commissie

     

 

 

 

 

Profiel en taakomschrijving PR- en sponsorcommissie

 

 

 

Samenstelling

 

De commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 2 personen

 

 

Profiel commissielid sponsoring

 

  • Is enthousiast, kan goed communiceren en heeft verantwoordelijkheidsgevoel

  • Speelt tennis of heeft affiniteit met tennis

  • Kan goed organiseren en samenwerken

  • Heeft commerciële kwaliteiten

     

Profiel commissielid PR

 

  • Is enthousiast, kan goed communiceren en heeft verantwoordelijkheidsgevoel

  • Speelt tennis of heeft affiniteit met tennis

  • Kan goed organiseren en samenwerken

  • Heeft vaardigheden op het gebied van marketing en communicatie

 

 

De PR- en sponsorcommissie

 

  • Ontwikkelt een huisstijl communicatie en ziet toe op het gebruik ervan

  • Stelt promotiemateriaal en informatiemateriaal van de vereniging op en houdt het up-to-date

  • Is verantwoordelijk voor cluborganen zoals website en ondersteunt de commissies en bestuur bij het informeren van de leden

  • Zoekt, onderhoudt contacten en communiceert met sponsors en sluit sponsorcontracten af

  • Onderhoudt en beheert externe en sociale media

  • Ondersteunt commissies bij het organiseren van ledenwerfacties

  • Onderneemt zo nodig (ludieke) acties om gelden voor de club binnen te halen

  • De voorzitter van de PR maakt deel uit van het bestuur (of rapporteert aan de voorzitter)

 

 

 

 

 

Profiel en taakomschrijving Jeugdcommissie

 

 

Samenstelling

 

De jeugdcommissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 6 personen

De jeugdcommissie wordt ondersteund door subgroepen die diverse activiteiten organiseert

 

 

Profiel jeugd commissielid

 

  • Is enthousiast, kan goed communiceren en heeft verantwoordelijkheidsgevoel

  • Speelt tennis of heeft een tennissend kind

  • Heeft affiniteit met tennis

  • Kan goed organiseren en samenwerken

  • De jeugd competitie leider heeft de VCL cursus van de KNLTB gevolgd

 

 

De jeugdcommissie

  • Is verantwoordelijk voor het opstellen van een jeugdbeleidsplan dat aansluit bij het algemene Technische beleidsplan en voor de uitvoering daarvan

  • Zorgt voor uitvoering en coördinatie van het jeugdbeleidsplan

  • Maakt elk jaar een jaarverslag

  • Is gesprekspartner van de trainer v.w.b. de jeugdleden

  • Organiseert de KNLTB jeugdcompetitie en jeugdclubkampioenschappen

  • Organiseert verschillende activiteiten voor de jeugd en ondersteunt de subgroepen bij de organisatie van de activiteiten

  • Is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze jeugdactiviteiten

  • Vult de eigen activiteiten in op de kalender op de website

  • Organiseert vergaderingen van de jeugdcommissie

  • Is verantwoordelijk voor het onderhouden van het contact met de ouders en stimuleert de betrokkenheid

  • Overlegt met de technische commissie over de jaarkalender en baangebruik voor activiteiten van beide commissies

  • Bewaakt het specifieke budget van de jeugdcommissie

  • Onderhoudt contacten met jeugdcommissies van andere tennisverenigingen binnen de gemeente en het jeugdplan Woerden

  • De voorzitter maakt deel uit van het bestuur

 

 

 

 

 

 

 

Profiel en taakomschrijving Barcommissie

 

 

 

Samenstelling

 

De commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 3 personen

 

 

 

Profiel commissielid barcommissie

 

  • Is enthousiast, kan goed communiceren en heeft verantwoordelijkheidsgevoel

  • Heeft affiniteit met tennis en/of met de club

  • Kan goed organiseren en samenwerken

  • Heeft vaardigheden op administratief gebied

     

 

De Barcommissie

 

  • Is verantwoordelijk voor de bemensing van de kantine in het clubhuis,

  • Is verantwoordelijk voor het in- en verkoopbeleid van de bar

  • Is samen met het bestuur verantwoordelijk voor het prijsbeleid

  • Organiseert vergaderingen van de barcommissie

  • Draagt zorg voor de naleving van de wet- en regelgeving binnen het clubhuis

  • Is met de parkbeheerder verantwoordelijk voor het onderhoud en de aanschaf van machines en overige benodigdheden voor de bar

  • Bewaakt het specifieke budget van de barcommissie.

  • De voorzitter maakt deel uit van het bestuur

 

 

 

 

Profiel en taakomschrijving Parkbeheer

 

 

 

Samenstelling

 

De commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 3 personen

 

 

 

Profiel commissielid Parkbeheer

 

  • Heeft affiniteit met tennis en/of met de club

  • Heeft technisch inzicht en vaardigheden op dit gebied

  • Kan goed samenwerken en communiceren met leden en externen

     

 

Het Parkbeheer

 

  • Is verantwoordelijk voor het onderhouden en het beheer van de tennisbanen

  • Draagt zorg voor de naleving van de wet- en regelgeving met betrekking tot accommodatie zaken

 

 

Het Clubhuisbeheer

 

  • De voorzitter maakt deel uit van het bestuur

  • Is verantwoordelijk voor het onderhouden en beheer van het tennispark en de gebouwen (exclusief de banen)

  • Bewaakt het specifieke budget van het parkbeheer

 

 

 

 

 

Profiel en taakomschrijving Ledenadministratie

 

 

 

 

Profiel ledenadministrateur

 

  • Heeft affiniteit met tennis en/of met de club

  • Kan goed samenwerken en communiceren

  • Is klantvriendelijk

  • Heeft administratieve vaardigheden

     

 

De ledenadministratie

 

  • Voert de ledenadministratie en houdt deze up-to-date

  • Verwerkt de inschrijvingen en uitschrijvingen van nieuwe en bestaande leden

  • Licht nieuwe leden voor (mondeling en schriftelijk)

  • Meldt alle (nieuwe) leden aan bij de KNLTB, geeft mutaties door en meldt opzeggers af

  • Levert op verzoek ledenlijsten aan

  • Onderzoekt redenen van leden om op te zeggen

  • Onderhoudt contact met oud-leden van de vereniging

 

 

 

 

Profiel en taakomschrijving Open Toernooi Commissie

 

 

Samenstelling

 

De open toernooi commissie bestaat bij voorkeur uit minimaal 6 personen

 

 

Profiel leden open toernooi commissie

 

  • Heeft affiniteit met tennis en/of met de club

  • Kan goed samenwerken en communiceren

  • Heeft organisatorische kwaliteiten

  • Is enthousiast en heeft verantwoordelijkheidsgevoel

  • Heeft administratieve vaardigheden

 

 

De Open Toernooi commissie

 

  • Is verantwoordelijk voor het organiseren van het open toernooi

  • Is verantwoordelijk voor het promoten van het open toernooi

  • Is verantwoordelijk voor de benodigde faciliteiten tijdens het open toernooi

  • Is verantwoordelijk voor het informeren van de andere commissies die ook betrokken zijn

  • Is verantwoordelijk voor het opstellen van een speelschema

  • Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het open toernooi

  • Organiseert vergaderingen van de open toernooi commissie

  • Bewaakt het specifieke budget van de open toernooi commissie

  • Is onderdeel van en rapporteert aan de technische commissie

 

 

Profiel en taakomschrijving Vrijwilligerscoördinator

 

 

 

 

Profiel vrijwilligerscoördinator

 

  • Heeft affiniteit met tennis en/of met de club

  • Kan goed samenwerken en communiceren

  • Is sociaal, open en enthousiast

  • Is positief ingesteld en benaderbaar voor alle leden van de leden

  • Is een bekend figuur binnen de club

     

 

 

 

De vrijwilligerscoördinator

 

  • Is verantwoordelijk voor uitvoering van het vrijwilligersbeleid

  • Fungeert bij evenementen of toernooien als tussenpersoon tussen leden, commissie- en bestuursleden

  • Woont op verzoek van het bestuur de bestuursvergadering bij

  • Rapporteert direct aan het bestuur