Notulen ALV 2014

Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 27-02-2014

 

 

 

1. Opening

- De voorzitter opent de vergadering om 20.15 uur. Er zijn voldoende stemgerechtigde

  leden aanwezig. Resultaten en balans 2013 en begroting 2014 zijn voorhanden.

 

2. Mededelingen

- Aanvullingen agenda; geen.

- Oud lid TC Woerden E. Treurniet is overleden.

- Bas van Lieshout is wegens ziekte verhinderd.

- Gebruik van de grond; Er is een nieuwe (gebruikers-) overeenkomst getekend. TC Woerden

  krijgt hiermee voor de duur van haar bestaan het recht om de grond te gebruiken voor 0 euro.  

  De Gemeente mag deze overeenkomst niet opzeggen.

 

3. Benoeming bestuur en commissies.

- Gisteren is er een mail uit gegaan voor vacatures. Verzoek aan iedereen mee te denken en te

  zoeken naar kandidaten:

- Voorzitter Jeugdcommissie voor een goed lopend team

- Barcommissie; 2 leden (1x voor inkoop en 1x contacten schoonmaak). Barrooster en  

  koffieautomaat is inmiddels geregeld. Daarnaast is het een belangrijke bron van

  inkomsten.

- Binnen Bestuur is er een nieuwe benoeming Anita Gangemi neemt taken Angela Langeslag  

  over als voorzitter van de TC en neemt daarmee deel in het Bestuur. ALV is akkoord.

 

4. Notulen ALV d.d. 26-02-2013

Notulen worden vastgesteld.

 

5. Jaarverslagen diverse commissies

De jaarverslagen en beleidsplannen zijn reeds op de site te lezen, maar worden nog toegelicht.

 

a. Jeugdcommissie

Voorzitter geeft het woord aan de Jeugdcommissie . De commissie heeft afgelopen jaar ontzettend veel en goed werk verricht.

Aanvullend op de stukken; Sjaak Spee heeft helaas de commissie verlaten. Esther Broekhuizen gaat per 1 april de JC verlaten, maar is inmiddels vervangen door Fatima Jaidi.

Doel voor 2014 is te komen tot een groei van het aantal jeugdleden d.m.v. leuke activiteiten zoals tenniskids, ouder-kindtoernooi, dauwtrapperstoernooi, schooltennis etc.

Dauwtrappers en ouder-kind toernooi gaat mede georganiseerd worden door jeugdleden.

 

 

b. Technische commissie

Niet alle activiteiten zijn doorgegaan. Daarnaast waren er wel succesvolle clubkampioenschappen . Dit jaar hebben we ook het WK op ons park gehad. Dit is goed verlopen en door iedereen goed ontvangen. Wij hebben aangegeven aan de WK commissie dat wij hiervoor weer open staan.

Nieuwe activiteit ‘lekker ballen’ op zondagmiddag heeft wisselende opkomst opgeleverd. Bekeken wordt of we dit gaan voortzetten. Het geeft  de mogelijkheid om eens tegen andere mensen en op een ander park te spelen.

Vrijdagavond competitie wordt weer voortgezet. TC en OTC is een samenwerkingsvorm aangegaan en helpen elkaar tijdens de clubkampioenschappen en het open toernooi.

 

- Huishoudelijk Reglement ter goedkeuring;

  Introductie vooraf melden , honden alleen aangelijnd op het park, bardienst moet zelf zorgen

  voor eventuele vervanging, niet nakomen bardienst wordt beboet met een bedrag van

  € 50,00. Niet betalen kan schorsing betekenen. Er wordt gewerkt aan een lijst van

  vrijwilligers die een bardienst tegen vergoeding willen overnemen. ALV stemt in met de

  wijzigingen.

- Competitiereglement ter goedkeuring;

  Uitgebreid met mogelijkheden competitielidmaatschap. ALV stemt in met de wijzigingen.

 

 

6.  Financieel jaarverslag 2013 en begroting 2014

- Verlies en Winst rekening en Balans wordt doorgenomen. Voornemen is om in 2014 weer

  een substantieel bedrag af te lossen op de lening. De banen zijn over 5 jaar afgeschreven.

- In 2013 is er geen baanonderhoud geweest. Gisteren contact gehad met Huisman voor

  onderhoud van de banen. Hiervoor dienen de banen goed droog te zijn, waardoor dit

  waarschijnlijk niet meer mogelijk is voor de clubkampioenschappen.

- Dankzij, met name, sponsoring zijn de kosten voor de toernooien veel lager uitgevallen.

- Onderhoud / inventaris clubhuis; het ligt in de bedoeling voor het open toernooi de bar te

  renoveren en nieuwe koelkasten aan te schaffen. De tap gaat weg en zal niet vervangen

  worden, omdat dit voor ons niet rendabel genoeg is wegens te weinig gebruik. Jan Kruis

  werkt reeds aan de tekening voor de nieuwe bar; deze zien er goed uit.

- Ledenaantal is helaas al een aantal jaar aan het afnemen; dit jaar 56 afmeldingen. In het loop

  van het jaar komen hier natuurlijk wel altijd weer nieuwe leden bij, maar uiteindelijk loopt

  het toch terug.

 

- Contributie voor 2014 wordt niet verhoogd.

 

- Resultatenrekening en Balans 2013 alsmede de begroting voor 2014 worden door de ALV

  goedgekeurd.

 

7.Verslag Kascontrole Commissie

Jan Kruijs;  Het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid.

De heren Jeff Duijs (verhinderd) en Jan Kruijs worden bedankt voor de controle.

Peter Hoedemans en Gerrit de Vries zullen deze taak volgend jaar op zich nemen.

 

8. Vacatures diverse commissies

- Barcommissie inkoop; we hebben nu een serieus probleem m.b.t. de inkoop van de bar.

- Voorzitter Jeugdcommissie

 

- We nemen in de diverse commissies afscheid van Sjaak, Esther, Wendy, Bas, Brenda,

   Patrick, Milène en Bob. Allen enorm bedankt voor jullie fantastische inzet!

 

 

9. Rondvraag

Herman Bekelaar;

-Moet een ieder met bardienst beschikken over speciale papieren?

  Leo; Nee. Onlangs hebben wij een ‘zelf test’ moeten doen voor drank- en horecavergunning.

  Bas van Lieshout beschikt over het juiste diploma en is aangemeld als leidinggevende. Leo

  heeft zich aangemeld en gaat dit ook halen.

  Niek van der Laaken meldt dat hij ook het examen SVH (sociale hygiene) gedaan heeft.

-Als wij op dinsdag komen tennissen is het regelmatig te warm in het lokaal. Kan dit niet

  verholpen worden door een programma?

  Leo;  Helaas vergeet men vaak de verwarming ook weer laag te zetten. Bestuur zal bekijken

  hoe wij hier slimmer mee kunnen omgaan.

- Tilly Hoemans; Kunnen we bij het uitreiken van de pasjes weer een ledenlijst ontvangen?

  Leo;  Uitdelen ledenlijst mag niet i.v.m. de wet op de privacy. Er ligt wel altijd een ledenlijst

  achter de bar.

- Gerrit de Vries; Wat is er gebeurd met de club van 50?

  Ester; heeft helaas geen doorgang gevonden. Wordt terugbetaald.

- Michiel Jansen; Het blijft leuren om vrijwilligers voor de commissies. Hoe kunnen we

  mensen verplichten of enthousiasmeren?

  Anita; Bij de ALV op de website staat ook de uitslag van de vrijwilligersenquête. Binnen het

  Bestuur is er ook aandacht voor het beleid. We gaan kijken naar andere mogelijkheden voor

  andere taken ipv bardienst. Hier wordt komend jaar meer invulling aan gegeven.   

  Bijvoorbeeld ook door ouders van jeugdleden.

 

10. Sluiting

De voorzitter sluit om 21.00 uur de vergadering en bedankt de aanwezige leden voor hun aanwezigheid en bijdrage aan de discussie en nodigt een ieder uit voor een drankje.

 

 

 

 

Aanwezige bestuursleden

Leo Witkamp (voorzitter)

Ester Verhoeff (penningmeester)

Nancy Hage (secretaris)

Michiel Jansen (ad interim  JC)

Wendy van Mouwerik (BC, aftredend)

Anita Gangemi (TC)

Suzanne Krietemeijer