Notulen ALV 2013

Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 26-02-2013

1. Opening
- De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur. Er zijn voldoende stemgerechtigde
leden aanwezig. Resultaten en balans 2012 en begroting 2013 zijn voorhanden.
- Geen toevoegingen voor de agenda.
- Bas van Lieshout niet aanwezig.

2. Mededelingen
-Op 15 december is ‘in memoriam’ het Frans Molmansplantsoen onthuld. Dit gebeurde in kleine kring en in aanwezigheid van de familie.

3. Benoeming bestuur en commissies.
Voor het eerst sinds jaren zijn alle commissies bemand en ook het Bestuur is volledig ingevuld.
-Parkonderhoud is ingevuld met Bas van Lieshout (Bestuurslid) met ondersteuning van Menno Jansen.
-PR functie is opgepakt door Suzanne Krietemeijer, zij neemt de bestuursfunctie over van
Angelique Uittenbogaard, en zullen de PR commissie samen voortzetten.
-Nancy Hage heeft de functie van secretaris op zich genomen.
-Ledenwerving; Marloes vd Hoeven wordt opgevolgd door Pauline v/d Drift. Marloes wordt bedankt voor haar zeer zorgvuldige inzet. Ze is helaas afwezig, maar zal nog bedankt worden.
Alle benoemingen worden door de ALV aangenomen.

4. Notulen ALV d.d. 15-02-2012
Notulen worden vastgesteld.

5. Jaarverslagen diverse commissies
De jaarverslagen en beleidsplannen staan reeds op de site te lezen, maar worden nog toegelicht.
a. Jeugdcommissie
Met 100% in aantal toegenomen, dankzij Michiel Jansen en Marleen Westland. Ook een grote groep met hulpouders heeft zich gemeld. Helaas is wel het aantal jeugdleden (90) erg laag geworden. Doel voor 2013 is dan ook om dit weer op peil te krijgen, mede door nieuwe activiteiten, tentenkamp, tossmiddagen etc.

b. Technische commissie
TC is uitgebreid met Elkan v/d Boogaard, echter is het zo dat Lisanne net is bevallen en Eline gaat bevallen, dus enige ondersteuning is momenteel wel welkom.
Vrijwilligersenquête; geeft in ieder geval aan dat men meer activiteiten wil. Dat wordt al opgepakt tijdens de clubkampioenschappen. De uitslagen van de enquête wordt eerdaags gepubliceerd.
Problemen rondom teveel competitie-inschrijving zijn uiteindelijk in goed overleg opgelost.
Dit heeft wel geleid tot het opstellen van een Huishoudelijk reglement (gepubliceerd op de website onder de ALV stukken van 2013). Globale toelichting wordt gegeven. Deze is mede d.m.v. inzet van diverse teamcaptains opgesteld, Bestuur heeft goedkeuring gegeven, geen commentaar, dus bij deze aangenomen.

c. Barcommissie
Er is veel werk verzet. Geen specifieke voorbereidingen voor de ALV beschikbaar, maar straks bij de cijfers zijn vragen welkom.
Achterstallig onderhoud staat op de begroting en zal worden opgepakt, zoals koelkast, vriezer, vaatwasser, vloer en aanpassingen aan de bar. Ook een nieuw kassasysteem. Voor deze zaken is budget opgenomen in de begroting 2013.

d. PR Commissie
Sponsoring loopt helaas achteruit. Momenteel wordt er gewerkt aan een beleidsplan. In ieder geval is er het nieuwe initiatief:  ‘de club van 50’. Leden en bedrijven kunnen voor een kleine bijdrage (50 euro) hierbij aansluiten. Ook de bord- en baansponsoring zal weer opnieuw worden bekeken. Daarnaast krijgt is het ook de bedoeling te gaan werken aan ledenverwerving en positieve clubbekendheid binnen Woerden. Met zoveel ideeën zou extra hulp voor deze commissie nog wel van harte welkom zijn.
De bedoeling is om een Flyer te maken en deze te verspreiden in de wijken. Indien er mensen zijn die hier handigheid in hebben worden zij verzocht zich bij Suzanne of Angelique te melden. Bibi Straver meldt zich gelijk hiervoor aan.

e. Parkonderhoud
Bas van Lieshout is vanavond niet aanwezig, maar is een grote aanwinst en de eerste zaken (waaronder diverse lampen) zijn dan ook al opgepakt.

6.  Financieel jaarverslag 2012 en begroting 2013
-Banenonderhoud (Banen worden in 10 jaar afgeschreven); Huisman heeft gezegd dat geen onderhoud nodig is. Dit blijkt echt wel noodzakelijk. Rob onderhoudt de banen wel goed. Huisman komt nu 1x per jaar onderhoud plegen. Leo zal nog wel in discussie gaan met Huisman m.b.t. de belofte van “geen onderhoud” nodig. Er wordt gezegd dat er wel veel ‘kuilen’ zijn. Momenteel kan er natuurlijk geen onderhoud gepleegd worden. Wij verzoeken wel meldingen van noodzakelijk onderhoud te blijven doen.
-Financieel verslag 2012 en begroting 2013 is uitgereikt en wordt waar nodig toegelicht. Er is hierin reeds rekening gehouden met een prijsstijging van de meeste consumpties met 20 cent, welke noodzakelijk is om dekking te houden, mede door accijnsverhoging. De laatste jaren zijn ook geen prijsverhogingen gedaan.
Er worden betere wegwerpbekertjes aangeschaft en de inhoud wordt verhoogd. Er is hiervoor ook onderzoek gedaan bij de andere verenigingen binnen Woerden. We zitten nu lager of op gelijk niveau.
-De bierprijs van tap en fles blijft gelijk, want ook de kosten voor onderhoud van de tap zijn  hoog. De prijzen zullen worden ingevoerd tijdens de clubkampioenschappen.
- Contributie wordt niet verhoogd.
Voor het budget van de contributie (afhankelijk van aantal leden) ligt er nog wel een uitdaging in de actie van ledenwerving. Helaas is er een aflopend ledenaantal.
-Bardiensten niet komen opdagen; is wel in kaart gebracht, valt mee. Hieraan wordt aandacht besteed.

Uitgaven:
-Kosten van de bar, inkoop duurder.
-Onderhoud terras, aanschaf banken, tafels en grasmaaier.
-Pasjeslezer voor buitenhek is ingepland.
-Achterstallig onderhoud en reeds eerder genoemde onderhoud voor de bar zijn ingepland. Dit wordt door de bar en parkonderhoud samen opgepakt.
-In de diverse kosten is de uitschieter de aanschaf van de defibrillator geweest.
-Bestuur- en representatiekosten zijn verhoogd t.b.v. de ledenverwerving.

Er worden nog complimenten uitgedeeld aan Lisette en Alex voor de fantastische aanschaf en inzet hiervoor.
Leden die hebben gekookt hebben tijdens de competitie worden ook bedankt. Deze inzet heeft een deel van de kosten kunnen dekken.

Resultatenrekening en Balans 2012 alsmede de begroting voor 2013 worden door de ALV goedgekeurd.

7.Verslag Kascontrole Commissie
Jan Kruijs;  Het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid.
De heren Jeff Duijs en Jan Kruijs worden bedankt voor de controle en zullen volgend jaar  deze taak wederom op zich nemen, leden gaan hiermee akkoord.

8. Vacatures diverse commissies
Ondanks dat er geen echte vacatures zijn is er wel uitbreiding gewenst voor de PR Commissie en de Open Toernooi commissie. Voorgesteld wordt dat de commissies een gezamenlijke oproep via de mail doen.

9. Rondvraag
-Babs Jansen Groesbeek; Vraag van de dames van de schoonmaak; waar kunnen wij de sleutel halen? Brenda Prins zal hierop terugkomen. Tweede vraag: Kan er ook een nieuwe bezem worden aangeschaft; wordt opgepakt/gekocht door de barcommissie.
-Henk Oudshoorn: Reglement van afhangen; als er bezette banen zijn mag men niet andere afhangen, zolang baan 5 vrij is. Men wil niet naar baan 5, dit kan problemen veroorzaken.
Het afhangreglement zal opnieuw worden bekeken door het Bestuur. Baan 5 is praktisch bezien alleen geschikt voor singles.
-Jan Petersen: Defibrillator; is er bekend hoe deze werkt? Angela licht toe dat dit op de website zal worden geplaatst. Suzanne zal een avond organiseren waarin dit wordt uitgelegd. Batterijen worden regelmatig vernieuwd. Apparaat geeft zelf ook uitleg.

-Gerrit de Vries: Is het mogelijk dat er een tossochtend komt voor de vrouwen; wordt meegenomen in de volgende TC vergadering.

Monique Butzelaar; Heb je net zoveel rechten als je komt op een ochtend die voor anderen een reguliere ochtend is? Anwoord; ja.

Jet Voorhagen: Is er nog steeds een strook grond van de Gemeente?
Ja. in het verleden (1974/1975) hebben we de mogelijkheid hebben gehad dit stuk dit te kopen voor 1 gulden,dit is echter niet gedaan.
In 2010 hebben wij een brief van de Gemeente gehad. Inmidels wil de gemeente dit stuk gaan verhuren aan de club. Komende dinsdag hebben Leo en Ester met Hans Brak weer een afspraak bij de Gemeente  om de continuïteit van de club te waarborgen, wordt vervolgd. Gaat over 731 m2 . Resultaten wordt gemeld.
Fien: voorstellen om te ruilen voor het braakliggende stuk grond.

Jet: bord gaat van links naar rechts, maar banen gaan van rechts naar links. Verandering zal echter tot verwarring leiden, geen actie.

Parkbeheerder Rob Schouten komt nog binnen en wordt dan ook direct bedankt voor zijn inzet. Het ligt er allemaal picobello bij!

Marijke Geurtsen namens de leden: Alle commissies en bestuursleden worden ook bedankt!


12. Sluiting
De voorzitter sluit om 21.20 uur de vergadering en bedankt de aanwezige leden voor hun aanwezigheid en bijdrage aan de discussie en nodigt een ieder uit voor een drankje.

 

Aanwezige bestuursleden

  •  Leo Witkamp (voorzitter)
  •  Nancy Hage (secretaris)
  •  Ester Verhoeff (penningmeester)
  •  Angela Langeslag (TC)
  •  Sjaak Spee (JC)
  •  Suzanne Krietemeijer (PR)